Az online dokumentumtárolás és -megosztás elsajátítása a Microsoft 365-ben 1. rész

Ez az útmutató feltárja a Microsoft 365 által a dokumentumkezelés terén kínált számtalan lehetőséget, különös tekintettel a OneDrive-ra és a SharePointra, az egyéni és közös fájltárolás két figyelemre méltó eszközére.

Tudj meg többet

Tudj meg többet

Tudj meg többet

A Microsoft 365 dokumentumtárolás legfontosabb összetevői

A Microsoft 365 számos megoldást kínál a fájlok tárolására és kezelésére, amelyek közül a OneDrive és a SharePoint különösen népszerű. Bár mindkét eszközt a fájlok tárolásának és megosztásának megkönnyítésére tervezték, különböző célokat szolgálnak, és eltérő igényekre szabottak.

A OneDrive elsősorban egyéni használatú eszköz, amelyet elsősorban szórványos fájlmegosztásra szántak. Egy személyi számítógéphez hasonlítható, ahol a fájlokat egyéni hozzáférés céljából tárolják. További részletekért lásd a Mi a OneDrive for Business?

Ezzel szemben a SharePoint-ot a fájlok rendszeres megosztására és együttműködésére tervezték. Tökéletes megoldás az olyan fájlok számára, amelyek több csapattag tulajdonában vannak, és amelyeken gyakran dolgoznak együtt. A Microsoft Team létrehozása automatikusan hozzáad egy csapathelyet. További információ a Csapat létrehozása a Teamsben című oldalon. 

Mindkét eszköz bárhonnan elérhetővé teszi alkalmazottai számára, jelentősen megkönnyítve a munkát távoli és hibrid munkakörnyezetekben.

Annak eldöntése, hogy mit hol tároljon: Microsoft 365 OneDrive vs. SharePoint team sites

A OneDrive és a team sites használata során egyaránt fontos, hogy megértse a logikáját, hogy mi a legmegfelelőbb hely a különböző típusú tartalmak számára.

A SharePoint ezeken kívül más, a különböző üzleti igényeknek megfelelő webhelytípusokat is kínál. A kommunikációs webhelyek például kiválóan alkalmasak az információk széles közönség számára történő közzétételére, a hub webhelyek pedig az intraneten belüli webhelyek összekapcsolására használhatók.

Az utazás elindítása a OneDrive és a SharePoint segítségével

Hogyan használhatják ki a csapattagok a OneDrive-ot?

Minden Microsoft 365 licenccel (és a SharePoint Online kiválasztásával) rendelkező személynek OneDrive felhőalapú tárhelyet biztosítunk. Itt az alkalmazottak tárolhatják az üzleti vonatkozású fájlokat, amelyekhez bármilyen eszközről hozzáférhetnek. Ezek a fájlok kizárólag a felhasználóra tartoznak, kivéve, ha úgy dönt, hogy megosztja őket. Itt tárolhatók például az ajánlattervezetek, a tárgyalási jegyzetek vagy a közelgő prezentációk forgatókönyvei.

A fájlok és mappák megosztása a OneDrive-ban szintén lehetséges. Ha egy alkalmazott nincs jelen vagy elhagyja a szervezetet, a OneDrive-ban tárolt megosztott fájlokat továbbra is elérhetik mások (OneDrive csoportos mappamegosztás). 

Az alábbiakban lépésről-lépésre ismertetjük, hogyan állíthatják be az egyes csapattagok a OneDrive-ot és oszthatják meg a fájlokat: 

1. Látogasson el a Microsoft 365 admin központjába, és jelentkezzen be a hitelesítő adatokkal.
2. Az alkalmazásindítóból válassza ki a OneDrive-ot.
3. A OneDrive-ban a csapattagok tárolhatják a saját üzleti vonatkozású fájljaikat. Megoszthatók egyes fájlok vagy teljes mappák. Jelöljön ki egy fájlt vagy mappát, kattintson a jobb gombbal, majd válassza a Megosztás (Share) lehetőséget.
4. A Link küldése lapon hagyja az alapértelmezett választást.

Bárki, aki rendelkezik a hivatkozással, megtekintheti és szerkesztheti.

Írja be azoknak a csapattagoknak a nevét vagy e-mail címét, akiknek hozzáféréssel kell rendelkezniük a mappához, és adjon hozzá egy opcionális üzenetet. Ha szeretne másolatot kapni az e-mailről, adja hozzá az e-mail címét a listához.

5. Miután megadta az összes adatot, válassza ki és küldje el a linket Küldés (Send). Azonnal elküldünk egy e-mailt a meghívottaknak.
6. Az e-mail meghívót a linkkel ossza meg a OneDrive mappában. 

Cikkünk második részét a SharePoint team Site-jának használatával fogjuk folytatni.