Az online dokumentumtárolás és -megosztás elsajátítása a Microsoft 365-ben 2. rész

Online együttműködés a Team Site használatával

A SharePoint team sites tartalmaz egy dokumentumtárat, ahol fájlokat lehet tárolni. Így adhat hozzá fájlokat a dokumentumkönyvtárhoz: 

1. A SharePoint csapatoldal (team site) kezdőlapján válassza a bal oldali navigációs menüben a Dokumentumok menüpontot. Ezáltal a Dokumentumok könyvtárába
2. A Microsoft 365-be bejelentkezve nyissa meg a Windows Fájlkezelőt a tálcáról vagy egy másik helyről. Navigáljon azokhoz a fájlokhoz, amelyeket fel szeretne tölteni a csapatoldalára.
3. Húzza át a feltölteni kívánt fájlokat a Fájlkezelőből a csapatoldal Dokumentumkönyvtárába.
4. A feltöltést követően a fájlok mind a csapatoldalon, mind a számítógépén tárolódnak.
5. Szükség esetén törölheti a fájlokat a számítógépéről.

Tudj meg többet

Tudj meg többet

Tudj meg többet

Abban az esetben, ha nagy vagy számos feltölteni kívánt fájlt szeretne, fontolja meg az alábbi tippek elolvasását a nagy vagy sok fájl könyvtárba történő feltöltésével kapcsolatban. Ha több tárhelyre van szüksége, olvassa el a Tárolóhely módosítása az előfizetéshez című részt.

Online fájlok szinkronizálása a PC-vel vagy Mac számítógépével

Miután feltöltött fájlokat a csapatoldalára, szinkronizálhatja azokat PC-jével vagy Mac számítógépével. Ez lehetővé teszi, hogy böngésző helyett PC-ről vagy Mac-ről dolgozzon fájljain, és biztosítja, hogy fájljainak helyi változata rendelkezésre álljon azokban az időkben, amikor offline van. 

Miután beállította a fájlok szinkronizálását a számítógépével, azok automatikusan szinkronizálódnak, amikor csatlakozik az internethez.

Íme, hogyan szinkronizálhatja a fájlokat a csapat webhelyén az asztali számítógépével:

1. A csapat webhelyének kezdőlapján válassza a bal oldali navigációs menüben a Dokumentumok menüpontot. Ezáltal a Dokumentumok könyvtárába jut. 
2. Válassza a Szinkronizálás lehetőséget az összes fájl szinkronizálásához, vagy navigáljon a szinkronizálni kívánt konkrét mappához.
3. Ha felkérik az alkalmazásváltásra, válassza az Igen lehetőséget. A szinkronizálást a OneDrive kezeli.
4. Ha a OneDrive (Set up OneDrive promt) beállítása felkérést kapja, jelentkezzen be munkahelyi vagy iskolai fiókjával.
5. Ha még nem szinkronizálta a OneDrive-ot, akkor megjelenhet egy Ez a OneDrive mappája képernyő. Ellenőrizze az elérési utat a OneDrive mappája itt található. Ha más elérési utat szeretne használni, válassza a Hely megváltoztatása, majd válassza a Következő gombot.
6. A csapathelyszíneken lévő fájlok a File Explorerben a szervezet neve alatt jelennek meg, míg a OneDrive-ban lévő fájlok a "OneDrive" alatt. Nézze meg, hogy mi lett szinkronizálva a helyi mappájában.
7. Tesztelje a szinkronizálást úgy, hogy megnyit egy fájlt a csapat mappájában a számítógépén, végezzen el egy módosítást, majd válassza ki a Mentés gombot. 

Legjobb gyakorlatok a fájlok tárolására és megosztására 

A OneDrive és a SharePoint-csoportszerverek használatának alapos ismeretében vizsgáljunk meg néhány tippet, amelyekkel maximalizálhatja ezen eszközök kihasználását.

Fájltárolási ajánlások különböző vállalati típusokhoz

• Egyéni vállalkozók: Használja a OneDrive-ot saját fájljai tárolására, és szükség esetén ossza meg azokat az ügyfelekkel. 
• Társtulajdonosok: Mindkét tulajdonos használhatja a OneDrive-ot, és megoszthatja a fájlokat oda-vissza.
• Külső ügyfelekkel vagy partnerekkel rendelkező vállalkozások: Hozzon létre egy új csapatoldalt egy adott ügyfélnek szánt dokumentumok tárolására és megosztására. Állítsa be a webhelyet úgy, hogy csak az adott ügyfél számára legyen elérhető. Ez minimálisra csökkenti annak kockázatát, hogy egy ügyfél véletlenül hozzáférjen egy másik ügyfél adataihoz.

A fájlok adatvédelmének biztosítása 

Amikor egy fájlt a OneDrive-on tárol, az csak Ön számára érhető el, kivéve, ha úgy dönt, hogy megosztja azt. A fájlok megosztásakor létrehozhat egy linket, amelyet továbbíthat vagy megoszthat bizonyos személyekkel. A OneDrive-ban külön mappákat is létrehozhat különböző célokra, például nyilvános, személyes vagy egyedi projektek számára. Minden egyes mappa megosztható más-más személy vagy csoport számára, vagy magánjellegű maradhat.

A tárolható fájtípusok, fájlok elnevezése

Bár szinte minden fájltípust feltölthet, egyes fájlnevek és a fájlnevekben szereplő karakterek nem engedélyezettek, ilyenkor egyszerűbb fájl elnevezéssel mentse el dokumentumát, kerülje a fura karaktereket. További információért lásd: Érvénytelen fájlkarakterek és fájltípusok a OneDrive for Business szolgáltatásban.

Harmadik féltől származó tárolószolgáltatások engedélyezése vagy letiltása

A Microsoft 365 lehetővé teszi, hogy engedélyezze a felhasználók számára a harmadik féltől származó tárolást, így a OneDrive és a SharePoint mellett olyan szolgáltatások segítségével is tárolhatnak és oszthatnak meg dokumentumokat, mint a Dropbox. Ez előnyös lehet, ha a felhasználók már használják vagy előnyben részesítik ezeket a szolgáltatásokat. Ha jobban szeretné, hogy a szervezetében dolgozók ne használják a Microsoft 365-öt arra, hogy harmadik fél szolgáltatásában nyissanak meg fájlokat, akkor letilthatja ezt a funkciót.

Fontos: A harmadik féltől (third-party) származó tárolás alapértelmezés szerint engedélyezve van, ezért ha nem szeretné, hogy elérhető legyen, azonnal tiltsa le.

Ezt a következőképpen teheti meg:

1. Jelentkezzen be az admin központba.
2. Navigáljon a Beállítások > Org beállítások menüpontra.
3. A Szolgáltatások lapon válassza a Microsoft 365 for the web lehetőséget.
4. Jelölje be vagy vegye ki a jelölőnégyzetet a harmadik féltől származó tárolás be- vagy kikapcsolásához, majd válassza a Módosítások mentése lehetőséget. 

Összegzésként elmondhatjuk, hogy a Microsoft 365 rengeteg eszközzel, köztük a OneDrive-val és a SharePoint-tal bármilyen méretű vállalkozás számára változást és sok problémára megoldást is jelenthet egyben. Ha megértik, hogyan használják hatékonyan ezeket az eszközöket, a vállalkozások növelhetik a termelékenységet, egyszerűsíthetik a folyamatokat és optimalizálhatják a kommunikációt. Ne feledje, hogy ezen eszközök sikeres használatának kulcsa az egyedi funkciók és képességek megértésében, valamint az egyedi igényeknek megfelelő kihasználásában, azaz a személyre szabott beállításokban rejlik.